La gestión del tiempo suele considerarse la clave de la
productividad y el éxito, pero con tantos mitos y conceptos erróneos circulando
por ahí, es fácil que incluso los líderes más experimentados caigan en hábitos
ineficaces. La verdad es que no todos los consejos de gestión del tiempo son
iguales. Al desacreditar los mitos comunes y centrarse en estrategias probadas,
los líderes pueden optimizar su tiempo y liderar con mayor eficiencia y
claridad. Esto es lo que necesita saber sobre lo que funciona (y lo que no) en
lo que respecta a la gestión del tiempo.
Mito 1: “La persona ‘multitasking” es más productiva”
Muchas personas creen que hacer malabarismos con varias
tareas simultáneamente es un sello distintivo de la productividad. Sin embargo,
los estudios han demostrado que la multitarea reduce la eficiencia y aumenta la
probabilidad de errores. El cerebro humano no está diseñado para concentrarse
en múltiples tareas complejas a la vez; en cambio, cambiar rápidamente de una a
otra, agota los recursos cognitivos.
Lo que funciona:
Concéntrese en una tarea a la vez utilizando técnicas como
el Método Pomodoro (sesiones de trabajo concentradas de 25 minutos seguidas de
breves descansos) o bloques de tiempo para dedicar períodos ininterrumpidos a
tareas específicas. Priorizar la concentración profunda por sobre la atención
dispersa conduce a un trabajo de mayor calidad y tiempos de finalización más
rápidos.
Mito 2: “Tienes que decir que sí a todo para ser un buen
líder”
Los líderes a menudo sienten la presión de estar disponibles
para todas las reuniones, aprobar todas las decisiones y asumir todas las
responsabilidades. Si bien esto puede parecer un compromiso de liderazgo, puede
conducir rápidamente al agotamiento y a una disminución de la productividad.
Lo que funciona:
Aprenda a decir no de manera estratégica. Evalúe las
solicitudes en función de su alineación con sus objetivos y delegue tareas que
otros puedan manejar. Decir no a las actividades de baja prioridad le permite
concentrar su energía en responsabilidades de alto impacto. Recuerde, su valor
como líder radica en tomar decisiones y guiar a su equipo, no en hacerlo todo
usted mismo.
Mito 3: “Al que madruga, Dios lo ayuda”
Aunque empezar el día temprano funciona para algunas
personas, no es una solución universal para la productividad. Las personas
tienen diferentes ritmos de energía: algunas están más alertas y concentradas
por la mañana, mientras que otras alcanzan su máximo rendimiento por la tarde o
la noche.
Lo que funciona:
Identifique sus momentos de máxima productividad personal y
programe sus tareas más desafiantes o críticas durante esos períodos. Alinear
su trabajo con sus niveles naturales de energía le permite rendir al máximo,
independientemente de si es un pájaro madrugador o un búho nocturno.
Mito 4: “Trabajar más horas equivale a una mayor
productividad”
La idea de que el éxito proviene de horas de trabajo duro
está profundamente arraigada en muchas culturas. Sin embargo, trabajar muchas
horas sin descansos suele provocar agotamiento, errores y rendimientos
decrecientes.
Lo que funciona:
Concéntrese en trabajar de manera más inteligente, no más
arduamente. Implemente técnicas de gestión del tiempo como la regla 80/20
(principio de Pareto), que sugiere que el 80 % de los resultados provienen del
20 % de los esfuerzos. Identifique las tareas que aportan más valor y
priorícelas. Además, incorpore descansos regulares para recargar energías y
mantener la claridad mental.
Mito 5: “Debe seguir un cronograma rígido”
Un cronograma estricto, minuto a minuto, puede parecer la
mejor herramienta de gestión del tiempo, pero la vida y el trabajo rara vez son
predecibles. A menudo surgen reuniones, crisis u oportunidades inesperadas que
alteran incluso los planes mejor trazados.
Lo que funciona:
Incorpore flexibilidad en su cronograma dejando un margen de
tiempo entre las tareas y priorizando lo que realmente importa. Utilice
herramientas como listas de tareas diarias o aplicaciones de gestión de tareas
para realizar un seguimiento de las prioridades, pero manténgase adaptable. Una
mentalidad flexible le permite manejar las interrupciones sin perder el foco en
sus objetivos más amplios.
Mito 6: “La gestión del tiempo consiste en hacer más”
Muchos líderes equiparan la gestión eficaz del tiempo con la
realización de tantas tareas como sea posible en su día. Sin embargo, este
enfoque a menudo conduce al agobio y al agotamiento, lo que reduce la eficacia
general.
Lo que funciona:
Cambie su enfoque de hacer más a hacer lo que más importa.
Revise sus actividades diarias y elimine las tareas innecesarias o de bajo
valor. Priorice el trabajo significativo que se alinee con sus objetivos y
delegue o posponga el resto. Simplificar su carga de trabajo le asegura la
capacidad de ofrecer resultados de calidad en lo que realmente importa.
Técnicas probadas de gestión del tiempo para líderes
Ahora que hemos desmentido mitos comunes, aquí hay algunas
estrategias prácticas de gestión del tiempo que funcionan para los líderes de
hoy:
- Agrupe tareas similares: agrupe actividades
similares (por ejemplo, responder correos electrónicos, hacer llamadas) para
reducir el tiempo dedicado a cambiar entre diferentes tipos de trabajo.
- Establezca límites: establezca "horas de
concentración" en las que se minimicen las interrupciones. Comunique estos
límites claramente a su equipo.
- Aproveche la tecnología: use herramientas de
productividad como Trello, Asana o Microsoft To Do para organizar tareas,
realizar un seguimiento del progreso y mantenerse al tanto de los plazos.
- Reflexione y ajuste: tómese un tiempo al final
de cada tarea.
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