¿Cuántas
veces comenzamos una tarea, un proyecto, un plan y apenas avanzamos somos interrumpidos?
Nos convocan a una reunión “urgente”, suena nuestro celular, nos llega un mail,
recibimos un whatsapp... En la reunión se toman nuevas decisiones que afectan
la marcha del proyecto y vuelta a empezar. Al final del día, no hemos podido
enfocarnos y el proyecto no ha avanzado.
¿Te suena esto familiar? Este
es el efecto dominó de la mala gestión del tiempo.
Importancia de las habilidades de gestión del tiempo del proyecto
La buena gestión del tiempo se
manifiesta a medida que se entrega el trabajo
·
a tiempo,
·
con mayor calidad,
·
mayor cantidad de trabajo en el mismo
período de tiempo,
·
con mayor nivel de eficiencia
·
con menos estrés de los empleados,
·
con oportunidades de desarrollo
profesional, y
·
observando una mejora en la calidad
de vida general.
Pero la investigación sobre la
gestión del tiempo muestra que el 82% de los trabajadores no tienen
un sistema adecuado para administrar su tiempo y tareas. O carecen por
completo de una técnica o adoptan la filosofía de "Me ocuparé de las cosas
a medida que surjan". Hay muchas causas de una mala gestión del
tiempo, como veremos en la lista de errores comunes a continuación.
Nueve errores comunes en la gestión del tiempo
1)
Procrastinar
A veces, alejarse de una tarea
puede ser beneficioso para tener perspectiva. Pero la procrastinación en
esencia es evadir, no accionar y no avanzar. La postergación puede ocurrir
cuando no estamos seguros de nuestros próximos pasos o cuando tenemos miedo de
fallar en algo nuevo. Esto se manifiesta en forma de ansiedad,
depresión, abatimiento, baja autoestima, etc.
Cómo evitarlo: Dividir
proyectos grandes en tareas pequeñas y manejables reduce la sobrecarga. Un
software de gestión ayuda a delinear las tareas del proyecto y los plazos para
que el trabajo avance. El coworking también es una gran herramienta para
combatir la procrastinación, ya que debe ser responsable de presentarse y
trabajar en un momento y lugar determinados.
2) No
priorizar
El tiempo es un recurso
preciado que debe emplearse en consecuencia, y eso significa priorizar. Es
posible que los empleados no establezcan prioridades debido a la falta de
conocimiento sobre cómo asignar valor a las tareas. O podría ser producto
de prioridades poco claras de sus gerentes, directores y altos
ejecutivos. El aprender nuevos sistemas de
gestión del tiempo puede ayudar a las personas a evaluar las tareas y
priorizarlas mejor.
Cómo
evitarlo: anote todo lo que hay que hacer en un período de tiempo
determinado (ese día, esa semana, etc.). Use un sistema de clasificación,
como asignar a cada tarea una A, B o C para designar si es de prioridad alta,
media o baja. Comience con las tareas A (prioridad alta) y luego pase a
las tareas B y C a medida que avanza el día.
3) Manejar
las distracciones
Ya sea que se trate de un
compañero de trabajo que pasa por nuestro escritorio en la oficina o de la
mensajería instantánea al trabajar desde casa, las distracciones son
comunes. Lo que significa que, de todos los errores de gestión del tiempo,
éste puede ser el más difícil de corregir. No podemos controlar cuándo
aparecen las notificaciones en los teléfonos o cuándo otros nos envían correos
electrónicos o mensajes. Lo que podemos hacer es aprender a controlar nuestro
comportamiento en respuesta a cada distracción a medida que aparece.
Cómo
evitarlo: Silencie las notificaciones en teléfonos, correos electrónicos y
sistemas de mensajería cuando esté tenga que concentrarse en un determinado
trabajo. Establezca el estado de distancia o incluso bloquee el tiempo de
reunión con usted mismo en el calendario oficial para que todos sepan que está
ocupado durante ese período de tiempo. Tenga un puñado de respuestas
corteses disponibles para ahuyentar a otros que podrían intentar molestarte.
4)
Planificación inadecuada
¿Alguna vez acordó una fecha
límite sólo para descubrir que el proyecto requería el doble de trabajo de lo
que esperaba? La planificación inadecuada puede afectar a cualquiera y
desviarnos de una mejor gestión del tiempo. La planificación inadecuada
también está ligada a un mal establecimiento
de metas prácticas.
Cómo
evitarlo: asegúrese de tener toda la
información antes de aceptar un proyecto. Sea razonable al estimar su
propia capacidad para terminar el trabajo en el tiempo asignado. Si no
logra evitar este complicado problema de administración del tiempo, el
siguiente mejor curso de acción es admitir su error de manera rápida y
enfática. Explique el error de cálculo y ajústelo para una nueva fecha de
vencimiento del proyecto.
5)
Comprometerse en exceso
Hay mucho que decir sobre las
oportunidades a las que nos abrimos al decir “sí”. También hay muchos
problemas en los que podemos meternos cuando decimos que sí a demasiadas cosas
y nos comprometemos en exceso. Empleados con
alta motivación intrínseca tienden a asumir un trabajo extra y pueden
quemarse por ello. Cuando hacemos malabares con demasiadas pelotas, es
probable que perdamos el rastro de algunas y eso podría hacer que todo se
derrumbe.
Cómo
evitarlo: conozca sus propias limitaciones y tenga en cuenta que esas
limitaciones pueden cambiar de un momento a otro en función de otros proyectos
que tiene o incluso de su bienestar personal. Los gerentes deben ser
conscientes de los trabajadores que abarcan más de lo que pueden e involucrarse
para apoyar o incluso hacerse cargo si ese empleado está demasiado comprometido.
6) Manejo
de la actitud y el estrés
Los trabajadores están hoy más
estresados que nunca. Una actitud agria o derrotada por la mañana puede
empeorar progresivamente a medida que se presentan los desafíos del
día. Cuando estamos emocionales, nuestros cerebros son menos capaces de
concentrarse en la tarea en cuestión. Harvard Business Review confirma con una década de
descubrimientos que una mala actitud puede afectar directamente todos los
aspectos de una gestión.
Cómo
evitarlo: Tome descansos durante el día. Cuanto más abrumado y
emocional se sienta a medida que avanza el día, menos productivo y eficiente
será con su trabajo. Use el tiempo para meditar, tomar un poco de aire
fresco, acurrucarse con sus mascotas o niños, o cualquier cosa que le
proporcione alivio de su trabajo concentrado. Los gerentes pueden ayudar a
promover
el bienestar de los empleados de muchas maneras, desde mantener reuniones
individuales con cada empleado, hasta promover beneficios de salud en la
empresa.
7) Multitasking
Años de estudios de
investigación han demostrado una y otra vez que el multitasking
no es hacer un uso eficiente de nuestro tiempo. Al separar nuestra atención,
las tareas tardan más, perdemos el foco y cometemos más errores de los que
cometeríamos si nos concentráramos en una sola cosa.
Cómo
evitarlo: concéntrese en un proyecto a la vez y sólo en un paso de ese
proyecto a la vez. Combine esto con reducir las distracciones y debería
poder evitar la multitarea. Desde una perspectiva operativa, implementar soluciones
de inteligencia artificial puede ayudar a aliviar la carga de trabajo de
los empleados, reduciendo así la necesidad de realizar múltiples tareas.
8) Redes
descoordinadas
Cuando los proyectos requieren
redes complejas de personas, cada una responsable de varias piezas
entrelazadas, puede haber una falla en la coordinación. Los empleados se
verán obligados a perder el tiempo si la persona que tiene el paso anterior aún
no ha completado su trabajo. Las líneas de montaje necesitan trabajar de
manera eficiente, y esto significa contar con las personas adecuadas en cada
etapa del proyecto.
Cómo
evitarlo: mantenga los equipos de proyectos simples y
optimizados. Evite delegar partes de una tarea completa a varias
personas. Esto puede requerir que la empresa observe de cerca sus procesos
y la gestión del equipo.
9) Falta
de recursos
Los trabajadores que carecen de
los recursos adecuados para completar las tareas que se les exigen terminarán
perdiendo el tiempo haciendo girar sus ruedas. Esta falta podría ser en
forma de fondos, información o tecnología.
Cómo
evitarlo: los líderes deben asegurarse de que los trabajadores estén
capacitados para tomar decisiones y tengan los recursos (fondos e información)
para avanzar con los proyectos. Los trabajadores pueden expresar su
opinión sobre lo que necesitan para completar un proyecto.
La gestión
del tiempo no sólo hace que los proyectos avancen hacia la finalización a
tiempo, sino que también puede ayudar a los empleados a ser más productivos,
reducir el estrés y eliminar los errores de trabajo. Si desea mejorar la
gestión del tiempo para usted o su organización, participe en un taller de
Administración del Tiempo y comience a priorizar, delegar y enfocarse ¡Contáctenos!